Gợi ý dễ hiểu, đơn giản về cách xuất lùi ngày hóa đơn điện tử

Trong kinh doanh, việc hóa đơn điện tử không thể xuất ngay lập tức trong quá trình giao dịch giữa doanh nghiệp và khách hàng là điều không hiếm lạ. Có nhiều yếu tố khách quan khiến quá trình xuất hóa đơn điện tử bị ảnh hưởng. Và việc phải lùi ngày xuất hóa đơn là giải pháp tình thế khi doanh nghiệp không kịp xử lý vấn đề phát sinh. Vậy đâu là cách xuất lùi ngày hóa đơn điện tử tối ưu nhất? Theo dõi bài viết dưới đây để tìm kiếm câu trả lời bạn nhé!

1. Hóa đơn điện tử là gì?

cach-xuat-lui-ngay-hoa-don-dien-tu1

Hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến trong kinh doanh

Hóa đơn điện tử là một phiên bản điện tử của hóa đơn truyền thống và hiện nay, hóa đơn điện tử được sử dụng trong giao dịch thương mại.
Thay vì in và gửi hóa đơn bằng giấy, hóa đơn điện tử được tạo ra và trao đổi qua các phương tiện điện tử như email, ứng dụng di động, hoặc các hệ thống quản lý hóa đơn điện tử và có thể in trực tiếp ra để truy vấn thông tin.

Hóa đơn điện tử cũng gồm đầy đủ thông tin như hóa đơn truyền thống: chứa thông tin về các giao dịch mua bán, thông tin về người bán, người mua, mặt hàng hoặc dịch vụ được mua, số lượng, giá cả, thuế và các thông tin khác liên quan đến thanh toán.
Người dùng có thể dễ dàng đọc, lưu trữ và chia sẻ và tìm kiếm thông tin hóa đơn dễ dàng trên máy tính hoặc các thiết bị điện tử.

2. Hóa đơn điện tử có được xuất lùi ngày hay không?

2.1 Quy định hiện nay về thời điểm xuất hóa đơn điện tử

Luật pháp Việt Nam quy định theo điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định là:

Khi người mua hoàn thành chuyển quyền sở hữu của sản phẩm hàng hóa cho người bán – với sản phẩm là hàng hóa.
Khi người bán hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho người mua – với sản phẩm là dịch vụ.

Vì thế, thời điểm lập hóa đơn điện tử hoàn toàn dựa vào việc bên mua đã hoàn thành nghĩa vụ với bên bán hay chưa.

Còn việc ký hóa đơn và lập hóa đơn điện tử lại được quy định như sau:

Nghị định 123 quy định, thời điểm ký chữ kí số trên hóa đơn điện tử không cần trùng với thời điểm lập hóa đơn. Khi thời điểm lập hóa đơn và ký hóa đơn khác nhau, doanh nghiệp khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định:

Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: sau khi xuất hóa đơn, bên mua phải ký số, gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã, sau đó mới gửi cho người mua.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên mua xuất hóa đơn, ký số và gửi người mua luôn, sau đó mới gửi dữ liệu lên cơ quan thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải gửi chậm nhất trong cùng ngày gửi hóa đơn cho người mua.

cach-xuat-lui-ngay-hoa-don-dien-tu2

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử đã được quy định rõ ràng, nghiêm ngặt

2.2 Hóa đơn điện tử có được phép xuất lùi ngày không?

Hóa đơn điện tử không được phép xuất lùi ngày. Vì:

Doanh nghiệp cần chuyển dữ liệu lên các cơ quan thuế cùng ngày kí hóa đơn (dù là doanh nghiệp có mã của cơ quan thuế hay không).
Nếu để hóa đơn sai ngày thì sẽ dẫn đến sự sai lệch trong chuyển dữ liệu, nhập dữ liệu.

Nhằm tuân thủ quy định của pháp luật, các phần mềm hóa đơn điện tử đều không cho phép xuất lùi ngày hóa đơn.

cach-xuat-lui-ngay-hoa-don-dien-tu3

Quy định về việc xuất lùi ngày hóa đơn điện tử

3. Cách xuất lùi ngày hóa đơn điện tử

3.1 “Mẹo” xuất hóa đơn điện tử lùi ngày

Việc xuất hóa đơn điện tử lùi ngày là không tuân thủ quy định Pháp luật. Trong công đồng kế toán, một số mẹo xuất hóa đơn điện tử lùi ngày đã được chia sẻ là:

Điều chỉnh cài đặt ngày, giờ trên máy tính
Hoặc, điều chỉnh cài đặt ngày, giờ trên phần mềm xuất hóa đơn

Tuy vậy, thực tế các hành động “mẹo” này không có tác dụng. Do ngày ký hóa đơn cùng ngày chuyển các dữ liệu vẫn được cập nhật. Trong trường hợp bị cơ quan thuế phát hiện, đơn vị sẽ bị coi là cố ý xuất sai hóa đơn và phải chịu một khoản phạt hành chính.

Nhưng với quy định mới tại nghị định 123, bên bán là bên kê khai ngày lập hóa đơn, và ngày lập, ngày ký có thể khác nhau. Do đó, để hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn, kế toán có thể lập sẵn hóa đơn tại thời điểm mong muốn và khi có thông tin chính xác thì ký và gửi cơ quan thuế.
Việc xuất hóa đơn cần được tuân thủ đúng thời hạn và theo đúng quy định pháp luật mới là hợp pháp.

cach-xuat-lui-ngay-hoa-don-dien-tu4

“Mẹo” xuất hóa đơn điện tử lùi ngày được sử dụng bởi nhiều kế toán

3.2 Xuất lùi ngày hóa đơn điện tử VNPT

Theo quy định, không có cách để xuất lùi ngày hóa đơn điện tử VNPT. Doanh nghiệp không được phép xuất lùi hóa đơn, vì đây là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính. Một nhà mạng lớn như VNPT chắc chắn không thể cho phép việc lập hóa đơn và xuất hóa đơn sai thời điểm.

cach-xuat-lui-ngay-hoa-don-dien-tu5

VNPT không cho phép xuất lùi ngày hóa đơn điện tử

3.3 Cách xuất lùi ngày hóa đơn điện tử Viettel

Tương tự như nhà mạng VNPT, nhà mạng Viettel cũng không cho phép hành vi gian lận, lập hóa đơn điện tử lùi ngày.
Lập hóa đơn điện tử cần phải chính xác về thời gian, thời điểm để đảm bảo quá trình kê khai thuế công bằng, minh bạch.

cach-xuat-lui-ngay-hoa-don-dien-tu6

Xuất lùi ngày hóa đơn điện tử Viettel là việc không thể

3.4 Hậu quả nếu cố tình xuất lùi ngày hóa đơn điện tử

Hiện nay, quy định về việc xử phạm liên quan đến lập sai hóa đơn cụ thể như sau:

Phạt cảnh cáo với hóa đơn lập không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến việc thực hiện chậm nghĩa vụ thuế.
Phạt tiền từ 3,000,000VNĐ đến 5,000,000VND, thậm chí là lên đến 8,000,000VND với hành vi cố tình lập sai hóa đơn.

Tùy từng trường hợp và mức độ nghiêm trọng của việc lập sai hóa đơn mà doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính số tiền lớn khi liên quan đến nghĩa vụ đóng thuế của doanh nghiệp.

cach-xuat-lui-ngay-hoa-don-dien-tu7

Cố ý xuất lùi ngày hóa đơn điện tử sẽ gây nên những hậu quả nghiêm trọng

4. Hóa đơn điện tử có xuất trước ngày được không?

Tương tự như trường hợp hóa đơn xuất lùi ngày, việc xuất hóa đơn điện tử trước ngày cũng không được phép. Khi xuất hóa đơn trước ngày, doanh nghiệp đã và đang gây ảnh hưởng và làm nhiễu loạn thông tin về nộp thuế, về tuân thủ quy định pháp luật.

5. Thông tin chung về Giải pháp Xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Droppii Biz

Có thể thấy, xuất hóa đơn điện tử lùi ngày hay xuất sớm ngày đều không được cấp phép. Hóa đơn điện tử buộc phải xuất đúng ngày. Nếu e ngại về việc xuất hóa đơn điện tử thiếu chính xác, doanh nghiệp nên tham khảo giải pháp xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Droppii Biz, vừa tránh được sai sót, vừa hạn chế được tối đa việc xuất sai ngày hóa đơn.

Một số ưu điểm của xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm Droppii Biz sẽ hỗ trợ tối đa việc lập hóa đơn điện tử của khách hàng có thể kể đến như:

Đáp ứng đúng quy chuẩn theo Thông tư 78, Nghị định 123 của Cơ quan Thuế và được hỗ trợ gửi cơ quan thuế theo đúng quy định
Hỗ trợ 100% hồ sơ và quy trình Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến với cơ quan thuế
Miễn phí lên đến 10 mẫu hóa đơn có sẵn
Miễn phí thiết kế theo yêu cầu của nhà bán
Miễn phí đào tạo, hướng dẫn sử dụng
Miễn phí khởi tạo hóa đơn điện tử
Miễn phí chuyển đổi hóa đơn cũ sang hệ thống hóa đơn đáp ứng theo TT 78/2021/TT -BTC
Lưu trữ 10 năm toàn bộ dữ liệu hóa đơn tại trung tâm lưu trữ dữ liệu Hilo-Invoice
Hỗ trợ và Tư vấn 24/7 thông qua hotline
Quản lý trạng thái hóa đơn điện tử ngay trên Droppii Biz chính xác, hiệu quả

Đặc biệt, quy trình xuất hóa đơn điện tử trên Droppii Biz rất nhanh chóng, đơn giản với 4 bước. Và kể cả không phải là người rành rọt về công nghệ thông tin, người dùng cũng dễ dàng thao tác với xuất hóa đơn điện tử trên Droppii Biz:

Bước 1: Tạo đơn hàng mới hoặc Chọn đơn hàng cần xuất hóa đơn điện tử
Bước 2: Nhập thông tin của khách hàng để tạo hóa đơn điện tử
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử trên Droppii Biz
Bước 4: Quản lý trạng thái xuất hóa đơn điện tử

cach-xuat-lui-ngay-hoa-don-dien-tu8

Giải pháp xuất hóa đơn điện tử chính xác, đúng thời gian của Droppii Biz

Nhanh tay đăng ký tư vấn miễn phí TẠI ĐÂY.

6. Kết luận

Không có cách xuất lùi ngày hóa đơn điện tử. Nhưng có cách để người kinh doanh luôn đảm bảo việc xuất hóa đơn điện tử chính xác, tuân thủ quy định pháp luật. Mong rằng thông tin về việc xuất hóa đơn điện tử trên đã hỗ trợ cho bạn khi tham khảo thông tin về xuất hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Droppii Biz là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel – giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>>> Xem thêm: